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Recruter un apprenti est une opportunité pour transmettre un savoir-faire et former un futur professionnel. Mais avant son arrivée, certaines démarches administratives sont obligatoires.
Pour une petite entreprise sans service RH structuré, ces formalités peuvent sembler complexes : déclaration URSSAF, contrat d’apprentissage, transmission à l’OPCO, délais à respecter.
Voici un guide clair et structuré pour savoir comment déclarer un apprenti, étape par étape.
Déclarer un apprenti implique plusieurs formalités distinctes. Certaines sont identiques à une embauche classique, d’autres sont spécifiques à l’apprentissage.
Oui. L’apprenti est un salarié de l’entreprise. Vous devez donc effectuer une déclaration préalable à l’embauche (DPAE).
Cette démarche correspond à ce que l’on appelait auparavant la déclaration unique d’embauche apprenti.
La DPAE doit être réalisée :
Elle s’effectue en ligne sur net-entreprises.fr. L’absence de déclaration peut être assimilée à du travail dissimulé.
La déclaration URSSAF d’un apprenti correspond à la DPAE. Pour déclarer un apprenti à l’URSSAF, vous devez renseigner :
Une fois la déclaration transmise, un accusé de réception vous est remis. Il doit être conservé.
Oui. La DPAE ne suffit pas.
Le contrat d’apprentissage, établi via le formulaire Cerfa dédié, doit être transmis à l’OPCO dont dépend votre entreprise.
Depuis la réforme de l’apprentissage :
Le contrat doit être transmis dans les 5 jours ouvrables suivant le début d’exécution.
Déclarer un apprenti implique également :
Ces étapes garantissent la conformité sociale du contrat.
Respecter les délais est indispensable pour sécuriser le contrat d’apprentissage et éviter tout refus de prise en charge ou sanction administrative.
| Moment clé | Démarche à effectuer | Organisme concerné | Délai précis |
|---|---|---|---|
| Avant la prise de poste | Signature du contrat d’apprentissage | Employeur / Apprenti | Avant le début du contrat |
| Avant l’arrivée | Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) | URSSAF | Au plus tôt 8 jours avant, obligatoirement avant la prise de poste |
| Dans les 5 jours ouvrables après le début du contrat | Transmission du contrat d’apprentissage | OPCO | 5 jours ouvrables maximum |
| Pendant toute la durée du contrat | Déclaration sociale nominative (DSN) | URSSAF | Chaque mois |
| En cas de modification (rupture, suspension, avenant) | Mise à jour administrative | OPCO / URSSAF selon le cas | Sans délai excessif |
Un oubli ou une erreur dans la déclaration apprenti peut entraîner :
Pour une petite structure, ces conséquences peuvent être importantes. Une organisation rigoureuse est donc indispensable.
Si la DPAE relève exclusivement de l’employeur, le CFA joue un rôle clé dans la sécurisation administrative du contrat. Il peut :
Le CFA Skill & You accompagne les entreprises partenaires dans ces démarches afin de simplifier le processus et de sécuriser la mise en place du contrat.
La DPAE est identique. En revanche, la transmission du contrat à l’OPCO est spécifique à l’apprentissage.
Non. La DPAE doit être réalisée avant la prise de poste.
La déclaration à l’URSSAF relève exclusivement de l’employeur. Le CFA accompagne pour la conformité et la transmission du contrat.